In meinem letzten Beitrag wurde ich in den Kommentaren von Ina gefragt, ob ich nicht einmal einen Beitrag zum Thema Organisation bzw. Nutzen von Trello und Co. verfassen könnte. Gerne komme ich diesem Wunsch nach. Deshalb dreht sich dieser Beitrag um meine Zeitplanung und deren Hilfsprogramme.

Wusstest du, dass Bill Gates seinen Tag in 6 Minuten Intervallen komplett durchgeplant hat? Nein? Ich auch nicht. Ich habe es neulich gehört. Keine Ahnung ob es stimmt. Ich kann es mir aber gut vorstellen. Sämtliche Termine und Aufgaben sind in 6 Minuten Intervallen geplant und werden nach erreichen der Zeit auch konsequent beendet. Sonst kommt der ganze Tagesplan durcheinander. Ganz so strikt ist meine Organisation nicht. Dennoch habe ich für jeden Tag meine Aufgaben geplant, um so produktiv wie möglich zu arbeiten.

Organisation mit Trello Titelbild
Organisation mit Trello

Letztes Jahr, während meiner Teilnahme am „Food Photography Pro“ Kurs von Rachel wurde mir die Website „Trello“ empfohlen. Trello ist ein webbasiertes Programm um alles mögliche zu planen/ organisieren. Die kostenlose Version von Trello ist mehr als ausreichend für den Normalverbraucher wie dich und mich. Eine einfache Anmeldung per Mail reicht aus. Trello hat übrigens einen ganz großen Vorteil. Es gibt eine dazugehörige App, welche es dir ermöglicht Termine auch von Unterwegs direkt einzutragen.

Ein Blick in mein persönliches Innere von Trello

Schauen wir uns meinen persönlichen Bereich einmal etwas genauer an. Am Anfang hast du die Möglichkeit, diverse „Boards“ zu erstellen. Diese Boards sind deine „Hauptordner“. Innerhalb eines Hauptordners kannst du dann allerhand Notizen usw. erstellen. 

Screenshot meiner persönlichen Boards

Auf dem Screenshot siehst du meine persönlichen Boards. Alle selbsterklärend, oder? Schauen wir uns jetzt einmal den Inhalt eines Boards genauer an. Am meisten nutze ich natürlich das „weekly board“. Für eine bessere Übersicht, habe ich den Screenshot auf 2 Bilder aufgeteilt.

Wochenüberblick in Trello

Wochenübersicht Trello persönliches Board
Wochenübersicht Trello persönliches Board
Wochenübersicht Trello persönliches Board
Wochenübersicht Trello persönliches Board

So sieht eine aktuelle Wochenplanung von mir aus. In der Regel setze ich mich Samstags, spätestens Sonntags hin und plane die komplette Woche. 

In der Karteikarte „To Do Liste“ findest du Aufgaben, die ich noch zu erledigen habe, die aber keine hohe Priorität haben. Die Karteikarte „heutige Termine“ wird immer am Morgen eines Tages mit den Aufgaben aus dem jeweiligen Wochentag gezogen. Und zwar in den Uhrzeiten Block grün, orange oder rot. Da die nächste Woche noch nicht begonnen hat, ist dort auch nichts eingetragen. (Die heutigen Aufgaben habe ich zum größten Teil alle erledigt und für eine bessere Übersicht entfernt)

Wichtig: Ich plane nicht nur berufliche Aufgaben, sondern auch private. Immerhin kosten diese mich auch Zeit. Zeit in der ich vermutlich nicht arbeiten kann. Also findest du auch Aufgaben/ Termine wie „Tanzkurs“, „Kinderbetreuung“, Besuche der Frau usw. 

Erledigte Aufgaben kannst du ganz einfach löschen oder archivieren. Wechseln wir jetzt einmal in ein anderes Board. Meine Ziele für 2019.

So sehen meine Ziele für 2019 aus. Aus Datenschutz- und privaten Gründen, habe ich einige Stellen geschwärzt. Ich habe meine Ziele klar definiert und auf jedes Quartal verteilt. So kann ich regelmäßig kontrollieren, ob ich noch im Zeitplan bin oder nicht. Das Ziel für meine eigene Facebookgruppe habe ich schon erreicht. 

Unter meinem Ziel „10 affiliate commissions from TLS“ siehst du die Sprechblase und die Checkbox. Das ist eine weitere Art, wie du die Karteikarten organisieren kannst. Klickst du auf die Karteikarte, sieht sie so aus:

Screenshot Trello checkliste
Screenshot Trello checkliste

Habe ich einen Punkt der Checkliste erreicht, so hake ich in einfach ab. Die Fortschrittsleiste füllt sich dann automatisch. Eine tolle Funktion um schnell und einfach eine Übersicht über alles Mögliche zu bekommen.

Fazit

Jetzt hast du einen kleinen Einblick in meine Organisation/ Planung bekommen und ich hoffe, dass es dir hilft deinen Ablauf noch genauer und besser zu strukturieren. Am Anfang dauerte es 2-3 Wochen um mich daran zu gewöhnen und es regelmäßig zu benutzen. Seitdem läuft es aber wie von alleine nebenbei und es hilft ungemein, nicht in Leerlauf zu geraten. Nichts ist schlimmer als morgens erst einmal überlegen zu müssen, was der heutige Tag denn so bringt. 

Solltest du Trello bereits nutzen, weitere Fragen dazu haben oder kennst vielleicht noch Alternativen, dann hinterlasse mir doch einen Kommentar unter diesem Beitrag. 

Bis dahin,

immer gutes Licht

Martin